دستگاه های کپی امروزی بیشتر از آنکه به نسخه اولیه آن که، در سال ١٩۵٩ توسط کمپانی زیراکس معرفی شد شبیه باشند به کامپیوترهای امروزی شبیه اند. دستگاه کپی اولیه Xerox 914 تنها قادر به کپی گرفتن بوده است، اما دستگاه های کپی امروزی شامل کپی ، پرینت، اسکن و فکس هم میشوند. قابل به ذکر است که امروزه تولید کنندگان این دستگاه ها تلاش دارند که کارایی این دستگاه را روز به روز ارتقاء دهند.
قابل به ذکر است که دستگاه کپی سیاه و سفید چند کاره قابلیت کپی، اسکن، پرینت و فکس را دارد و یا انکه این قابلیت را دارند که به انها میشود فکس و پرینت رانیز اضافه کرد. دستگاه های کپی رنگی بیشتر شبیه یک اسکنر است که به دستگاه پرنتر متصل است که قابلیت کپی و اسکن عکس های رنگی را دارد. در این دستگاه از چهار مدل تونر در رنگهای اصلی قرمز، آبی، زرد و مشکی استفاده میشود. در اینجا یادآوری میکنم که دستگاه های کپی چند کاره که از ترکیب دستگاه های کپی رنگی و سیاه و سفید استفاده میشود و بیشتر در شرکت ها و کمپانی های بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد.
امروزه خیلی از شرکت ها ترجیح میدهند دستگاه ها کپی دیجیتال سیاه و سفید چند کاره استفاده کنند تا مدل های آنالوگ قدیمی که فقط کارایی کپی را دارد. دستگاه های امروزی دارای صدای کمتر، کیفیت بهتر و همچنین ارزان تر از مدل های پیشین خود هستند. دستگاه کپی بسته به تونری که در آنها مورد استفاده قرار میگیرد به چند مدل تقسیم میشوند اما قبل از توجه به مدل آن بهتر است به این نکته توجه کنید که آیا به دستگاه رنگی و یا سیاه و سفید نیاز دارید.
و اما بزرگترین مزیت آن صرفه جویی در هزینه ها ی مواد مصرفی مثل تونر ودرام و هم قطعات یدکی مثل چرخ دنده ، مگنت و غیره است.
• چه مواردی را باید در خرید دستکاه فتوکپی در نظر گرفت؟
کیفیت چاپ – سرعت چاپ – امکانات اتصال به کامپیوتر، لپ تاپ و پرینتر – ظرفیت سینی کاغذ – امکان چاپ دو رو –  امکانات سایز کپی -وجود خدمات برند کپی در شهر مورد استفاده –  قیمت
• در ایران بیشتر چه مارک‌هایی از دستگاه فتوکپی فروش می‌رود و کدام یک بهتر است؟
آمار دقیقی در این مورد در دسترس نیست ولی به طور کلی مارک‌های” زیراکس -کانن – شارپ – توشیبا و ریکو ” بیشتر به چشم می‌خورند. عوامل بسیار متفاوتی می‌تواند باعث ترجیح یکی از این مارک‌ها به دیگری شود. نکته‌ی کلیدی که باید در نظر داشته باشید این است که همیشه گران‌ ترین دستگاه فتوکپی الزاماً بهترین دستگاه برای مورد مصرف شما نیست. اساسی‌ترین موضوع  عبارت از در نظر گرفتن دقیق نیاز و انتظار شما از دستگاه فتوکپی و سپس اقدام به انتخاب با مقایسه‌ی امکانات و قیمت این دستگاه‌ها است.
به عنوان مثال “توشیبا” تا حدودی  تقسیم‌ بندی بیشتری برای کسب‌ و کارهای کوچک و بزرگ دارد.
“کانن” در عرضه‌ی دستگاه‌های فتوکپی دیجیتالی خصوصاً برای مصارف مشاغل کوچک پیشروتر به نظر می‌رسد.
“شارپ” تلاش بیشتری را صرف تولید دستگاه فتوکپی چند منظوره کرده است.
“ریکو” بر روی کسب‌ و کارهای شرکتی و مدارس، دارای مصارف متوسط و قابلیت شبکه‌ای و گرافیکی بالا تمرکز دارد.
"زیراکس" با کیفیت ترین و اولین در دنیا، بدون شک اگر بودجه کافی در اختیار داشته باشید گزینه ای جز برند زیراکس باقی نمی ماند.
• مهم‌ ترین شرایط نگهداری جوهر و تونر پرینتر چیست؟
در شرایط تغییر دمای شدید قرار نگیرند و در محلی خشک و تمیز نگهداری شده و درست در زمان استفاده بسته‌ی آن‌ها باز شود.
• از کجا بدانیم که پرینتری که خریداری می‌کنیم، پرینتری برای نوع مصارف خانگی نیست؟
پرینترهای موسوم به خانگی معمولاً امکانات  اتصال جداگانه به اینترنت را ندارند . در بسیاری از موارد دارای یک پورت اتصال به کامپیوتر میباشند و یک سینی تغذیه کاغد با حداکثر ۴۰ برگ دارند.
• آیا در مقایسه بین دو پرینتر متفاوت مثل لیزری و جوهر افشان، مساوی بودن عددی که نشانگر کیفیت است، به معنی کیفیت واقعی یکسان هم هست؟
جواب در برخی موارد منفی است. اگر یک پرینتر لیزری دقت استاندارد ۶۰۰ dpi داشته باشد دقتِ معادلش در پرینتر جوهر افشان بالاتر از ۶۰۰ و تا حدود ۷۲۰  dpi خواهد بود.
• آیا در همه ی انواع پرینترها دارا بودن دقت بالا، به معنی دادن خروجی بهتری نسبت به دیگر پرینترهاست؟
• خیر. در بعضی موارد چنین نیست. به عنوان مثال درمورد چاپ عکس، یک پرینتر جوهر‌افشان که ۳۰۰ dpi دارد،  کیفیت بهتری از یک چاپگر لیزری با کیفیت ۶۰۰dpi  خواهد داشت.
 
• آیا چاپ عکس با کیفیت بالا، می‌تواند ملاک برتریِ همه‌جانبه‌ی یک پرینتر به دیگر پرینترها محسوب شود؟
با توجه به این‌که چاپگرها با قابلیت‌ها و موارد مصرف متفاوتی بطور مثال سرعت .قدرت مکانیکی .حجم کارتریج .عمر بالای قطعات مصرفی. قابلیت تعداد پرینت بالا تولید می‌شوند. این تصور، صحت ندارد.
• چرا تونر برخی از پرینترهای لیزریِ تازه خریداری شده به سرعت تمام می‌شود آیا تقلبی هستند؟
نخیر تقلبی نیستند ولی برخی کارخانه‌ها مانند اچ پی و کانن در محصولات خود برای کمتر شدن قیمت اولیه چاپگر از کارتریجی کوچکتر کهStarter-size cartridge نامیده می‌شود استفاده می‌کنند که یکی از معایب آن خرج زودتر از موعدی ایست که برای خریدار به بار می‌آورد.